Die sorgfältige Nachbereitung einer Fachkonferenz1 gehört zu deren professionellem Management. Oft ist es aber so, dass nach dem Ende der Sitzung diese nicht sorgfältig ausgewertet wird und somit wichtige Ergebnisse nicht festgehalten werden. Auch die eigene Leitung der Fachkonferenz wird teilweise zu wenig reflektiert.
Fachkonferenzen haben Größen bis zu über 40 Personen, in manchen Schulen also die Größe von Lehrerkonferenzen. Man unterschätzt gelegentlich die hohe Anspannung, die die Leitung einer Sitzung mit sich bringt. Daher ist es schwierig, neben der Leitung einer Konferenz diese schon während derselben zu reflektieren.
Folglich ist es sinnvoll, nach der Sitzung die Fachkonferenz in Ruhe auszuwerten. Die Realität zeigt allerdings, das dies aus Zeitmangel oft nicht geschieht.
Eine Checkliste kann hierbei die Auswertung der Sitzung erheblich erleichtern. Oft vergisst man nach einiger Zeit wichtige Hinweise oder Mängel, zumal die nächste Fachkonferenz in der Regel erst nach einigen Monaten stattfindet. Checklisten haben den Vorteil, dass sie unkompliziert einsetzbar sind und nichts Wesentliches vergessen wird.
Ein weiterer Vorteil einer guten Checkliste ist, dass man für die Erstellung einen höheren Zeitaufwand hat, diese Liste dann aber immer wieder eingesetzt werden kann und ggf. leicht zu optimieren ist.
Hier folgt ein entsprechender Vorschlag zu einer Checkliste für Leiter2 von Fachkonferenzen. Sie gliedert sich in die Teile Vorbereitung, Formalia, eingesetzte Moderationsmethoden, Sitzungsleitung, Sitzungsteilnehmer, Sitzungsergebnisse und Auswertung.
Vorbereitung der Fachkonferenz
- Wurde die Tagesordnung rechtzeitig an alle Mitglieder verteilt?
- War die Tagesordnung professionell gestaltet?3
- War der Sitzungsraum geeignet?
- War der Sitzungsraum in einem ordentlichen Zustand?
- Gab es ausreichend Stühle und Tische?
- War die Sitzordnung gut gewählt?
- Hatten alle Teilnehmer Sicht auf die Fachkonferenzleitung?
- Waren alle Tagungsunterlagen vorhanden?
- Waren alle technischen Hilfsmittel vorhanden und funktionsfähig?
Formalia
- Wurde eine Anwesenheitsliste erstellt?
- Wurden Protokollführer und Fertigstellung des Protokolls festgelegt?
- Wurde das alte Protokoll genehmigt?
- Wurde die Tagesordnung abgestimmt?
Moderationsmethoden
- Haben sich die Visualisierungen bewährt?
- Haben sich die Moderationsmethoden bewährt?
- Konnten alle Teilnehmer aktiv mitarbeiten oder sollten entsprechende Methoden stärker eingesetzt werden?
- Wären Methoden angebracht gewesen, die Schwierigkeiten, Konflikte und Blockaden bearbeiten?
Sitzungsleitung
- Wurde die Sitzung pünktlich begonnen?
- Wurde die Sitzung fachgerecht eröffnet (Anrede, Eröffnung, Begrüßung)?
- Wurde die Sitzung pünktlich beendet?
- Habe ich deutlich die Leitung der Sitzung übernommen?
- War meine Sitzungsleitung ergebnisorientiert oder prozessorientiert?
- War die Zeitplanung für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt angemessen?
- Habe ich jeden Tagesordnungspunkt verständlich eingeleitet ohne schon die eigene Meinung einzubringen?4
- Habe ich den Tagesordnungspunkt in Teilthemen aufgegliedert und dies dem Gremium mitgeteilt?
- War eine Rednerliste notwendig, um alle zu Wort kommen zu lassen?
- Wurden am Ende eines Tagesordnungspunktes die Ergebnisse zusammengefasst?
- Wurde am Ende der Sitzung der Erfolg der Ergebnisse deutlich gemacht?
Sitzungsteilnehmer
- Gab es Kritik an der Tagesordnung?
- Wie war die Atmosphäre während der Sitzung?
- Gab es Konfliktsituationen?
- Gab es Widerstände gegen bestimmte Tagesordnungspunkte? Wenn ja, welche waren es?
- Gibt es ungeklärte Konflikte, die über die Fachkonferenz hinaus wirken?
- Wäre ein Feedback der Teilnehmer am Ende der Fachkonferenz sinnvoll gewesen?
Sitzungsergebnisse
- Wurden alle Tagesordnungspunkte behandelt?
- Gibt es offene Punkte, die noch der weiteren Arbeit bedürfen?
- Welche Folgearbeiten ergeben sich aus den einzelnen Tagesordnungspunkten?
Auswertung der Ergebnisse
- War die Fachkonferenz wirklich notwendig?
- Sind die erreichten Ergebnisse mit großer Mehrheit oder nur knapp erreicht worden?
- Wäre in manchen Phasen Gruppenarbeit angezeigt gewesen?
- Mit welchen Ergebnissen der Tagesordnung bin ich zufrieden, mit welchen nicht?
- Gibt es Ergebnisse, die mit der Schulleitung zu besprechen sind?
Die hier vorgeschlagene Checkliste kann beliebig ergänzt oder modifiziert werden, um sie für die eigene Fachkonferenz anzupassen. Es ist aber sicherzustellen, dass die Checkliste nicht zu umfangreich wird. Sie sollte zudem immer unverzüglich nach einer Sitzung durchgegangen werden, damit nichts Wesentliches in Vergessenheit gerät und man gut vorbereitet für die nächste Fachkonferenz ist.
Anmerkungen
1 S. auch den AHS-Beitrag Fachkonferenzbeschluss mit Maßnahmenplan tatsächlich umsetzen.
2 Um die Artikel gut lesbar zu halten, verwenden wir alternierend die weibliche oder männliche Form.
3 S. auch AHS-Artikel Tagesordnungspunkte zuordnen und Zeitangaben in die Tagesordnung.
4 S. auch AHS-Artikel Tagesordnungspunkt effektiv einleiten.
Literatur
Adler, A./Adler, B.: Konferenzen organisieren und durchführen. Sauer-Verlag 1999.
Bleichert, K.: Konferenzen - ihre Organisation und Leitung⁄. Gabler Verlag 1960.
Edmüller, A./Wilhelm, T.: Moderation. Haufe Verlag 1999.
Hissnauer, W.: Konferenzleitung. ILF 2009.
Ihlig, B.: Karrierefaktor Zeitmanagement. Haufe Verlag 2005
Kellner, H.: Konferenzen, Sitzungen, Workshops effizient gestalten. Hanser Verlag 1995.
Martin, D. M.: Meetings erfolgreich steuern. Falken Verlag 1997.
Seifert, J.: Visualisieren - Präsentieren - Moderieren. Gabal Verlag 1997.