Digitaler Minimalismus: mit GoodTask tatsächlich alle Aufgaben erledigen

Bei der Computerarbeit werden wir ständig abgelenkt oder lenken uns selber ab, wenn wir eigentlich konzentriert arbeiten wollen:

• Mitteilungen
• Anrufe
• Checken von Mail
• WhatsApp-Nachrichten
• Werbeanzeigen
• unnütze, verwirrende Programmoptionen… .

Also kommen wir oft nicht zu der tatsächlichen Erledigung anstehender Aufgaben.

Digitaler Minimalismus

Da nimmt es nicht wunder, dass in der letzten Zeit verstärkt Programme entwickelt werden, die wieder konzentrierte Arbeit ermöglichen wollen, indem sie reduzierte Kernsoftware bereitstellen. Ein solcher digitaler Minimalismus blendet bewusst wenig benötigte Vielfalt aus und offeriert hingegen nur notwendige Basisoptionen, die bei guten Programmen aber auch den Bedürfnissen angepasst werden können.

Digitale Aufgabenverwaltung

Gerade im Bereich der digitalen Aufgabenverwaltung ist in den letzten Jahren eine Vielzahl von umfangreichen Programmpaketen entstanden, die oft eine beeindruckende Fülle von Optionen bereitstellen, dem Nutzer dann aber lange Einarbeitungszeiten abverlangen und ihn zudem von dem Kernziel, der tatsächlichen Erledigung von Aufgaben ablenken oder dies gar verhindern. Als Beispiel für solch eine umfangreiches Aufgabensoftware sei das Programm OmniFocus genannt. Vor lauter offenen und versteckten Optionen kommt man oft nicht zum eigentlichen Ziel.

Erinnerungen von Apple

Die Firma Apple bietet das Aufgabenprogramm Erinnerungen (Reminders) an, das auf allen ihren Computern installiert ist und kostenlos eine sehr einfache Verwaltung von Aufgaben ermöglicht und mit angeschlossenen Geräten (iMac, MacBook, iPad, iPhone) blitzschnell synchronisiert, so dass man auf allen Geräten immer den aktuellen Aufgabenstand hat.

Allerdings wirkt die grafische Oberfläche nicht mehr zeitgemäß und für manche Aufgabenstellungen – etwa der Projektverwaltung – stößt man schnell an Grenzen. Erfreulicherweise hat die Firma aber die Möglichkeit für private Entwickler eingeräumt, Programme auf Erinnerungen aufzusetzen und es grafisch und optional weiterzuentwickeln. Man hat dadurch alle Vorteile von Erinnerungen sowie zusätzlich die Möglichkeiten des erweiterten Programms.

GoodTask optimiert Erinnerungen

Die Software GoodTask leistet genau dies. Sie nutzt quasi als Motor Erinnerungen, fügt aber wichtige Komponenten hinzu. So hat man eine effektive, nicht überladene und grafisch sehr ansprechende Lösung, die allein dem Zweck dient, Aufgaben tatsächlich zu erledigen.

GoodTask kann als einfache To-do-Liste – etwa als Einkaufsliste – genutzt werden, sie kann aber auch zu einem mächtigen, dennoch einfachen Werkzeug für die Getting-Things-Done-Methode (GTD) von David Allen verwendet werden. Die Software stellt schon in der Grundversion eine entsprechende (englische) Konfiguration zur Verfügung.

Diese englische Oberfläche kann aber beliebig abgeändert werden. Die untere Abbildung zeigt eine Übertragung auf das GTD-Modell:

Alle Aufgaben, die hereinkommen oder die mir einfallen, werden zunächst in Inbox – man kann es ebenso Eingang nennen – gesammelt. So wird nichts vergessen.

Sind es Aufgaben, die demnächst anstehen, so ziehe ich sie per Drag and Drop in Next Actions (oder Anstehende Aufgaben). Erhält eine Aufgabe als Fälligkeitsdatum den aktuellen Tag, so erscheint sie automatisch in der Liste Heute sowie Heute + Überfällig, in der alte, nicht erledigte Aufgaben gesammelt sind.

Aufgaben können nur kurz notiert werden, es können ihnen aber auch Bedingungen zugeordnet werden, wie Startdatum, Erinnerungsdatum oder Priorität. 

Wenn man will, kann man Aufgaben voraussichtliche Bearbeitungszeiten zuordnen, z. B. 5 Minuten oder 30 Minuten. Je nach zur Verfügung stehender Zeit kann ich dann Aufgaben der entsprechenden Liste abarbeiten.

Weiterhin kann ich bis zu drei Prioritäten zuordnen. 

Manche Aufgaben wurden von mir delegiert, sie finden sich dann in der Liste Warten auf, so dass nichts und niemand vergessen wird.

Ebenso kann man den Aufgaben Bereiche zuordnen, in denen man sie erledigen will – Allen nennt das Kontexte – z.B. am Computer, mittels Telefon, per Mail etc. Man bearbeitet dann etwa alle Mails, die in der Liste angezeigt werden.

Eine Zuordnung könnte etwa so aussehen:

Habe ich mir etwa in meinem Kalender einen Telefonblock um 11 Uhr eingeplant, so rufe ich die Liste call (oder Telefonate) auf und führe die entsprechenden Gespräche. Zu den einzelnen Gesprächen kann ich im Notizbereich Merkpunkte hinzufügen.

Projektmanagement

Auch für das Projektmanagement bietet GoodTask ein einfaches Werkzeug an. Zunächst wird eine Liste mit dem Projektnamen angelegt, und dann sammelt man dort entsprechende Aufgaben. Diese können undatiert sein oder mit Fälligkeitsdaten, mit Prioritäten und/oder Zeitangaben versehen werden.

Arbeitet man an einem Projekt, so klickt man nur die entsprechende Liste an und beschäftigt sich mit den dort gesammelten Aufgaben.

Die  Abbildung zeigt einige Projektbeispiele. Vorrangige kann man mit Großbuchstaben bezeichnen. Unterschieden wird in der GTD-Methode auch nicht zwischen privaten und beruflichen Aufgaben und Projekten, da unser Gehirn diese auch nicht trennt.

So kann man auch noch Listen für die Einkäufe hinzufügen, die man dann griffbereit auf dem Handy hat, wie die Abbildung zeigt:

Man sollte GoodTask nicht mit zu viel Optionen und Listen überladen, damit man jederzeit den Überblick über alle anstehenden Aufgaben behält. Nichtsdestotrotz kann man mit GoodTask für den beruflichen Bereich ein professionelles Projektmanagement entwickeln, mit dem es auch gelingt, kleine und große Projekte erfolgreich zu planen, zu überwachen und schließlich in die Wirklichkeit umzusetzen.

GoodTask ist im Apple AppStore erhältlich:

GoodTask für Mac: 21,99 €

GoodTask für iPhone und iPad: 10,99 €

Das Programm kann zunächst kostenlos getestet werden.

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Zum Thema Digitaler Minimalismus erscheint im Februar 2019 folgendes Buch:

Cal Newport: Digital Minimalism. Choosing a Focused Life in a Noisy World. 21,99 €

Zur GTD-Methode:

David Allen: Wie ich Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. 12,00 €