Keep it simple – effektives Aufgabenmanagement mit Apple

Zeitmanagement: Anzahl der zu erledigenden Aufgaben steigt ständig

Zeitmanagement ist in aller Munde - kein Wunder bei der Verdichtung der Arbeitsprozesse. Damit steigt für den Einzelnen die Anzahl der zu erledigenden Aufgaben erheblich.

So nimmt es nicht wunder, dass eine Vielzahl von Software für die Verwaltung von zeitlichen Ressourcen auf dem Markt ist.

Sie funktionierenden im Wesentlichen nach dem gleichen Prinzip: Sammeln der anstehenden Aufgaben und deren Zuteilung zu Zeiten und/oder Personen.

So sind komplexe Systeme wie etwa Omnifocus entstanden, mit denen man die anstehenden Aufgaben umfassend organisieren kann. Omnifocus lässt bietet auch die Möglichkeit, die Software sehr umfassend feinzutunen. Das bedingt aber - ein erheblicher Nachteil - eine längere Einarbeitungszeit und damit eine steile Lernkurve. Dadurch leidet die Effektivität des eigenen Aufgabenmanagements, und Aufgaben bleiben dadurch leicht unbeachtet in der Tiefe des Softwaresystems.

Zudem sind komplexe Softwarelösungen meist kostenintensiv. Die Hersteller verwenden zunehmend Abonnementssysteme, die die Kunden binden sollen. Wechselt man die Software, ist oft die Übertragung der Aufgaben mühsam oder gar unmöglich.

In der aktuellen Zeitmanagementdiskussion findet sich daher oft die Forderung Keep it simple. Es werden infolgedessen Programme empfohlen, die einfach zu handhaben und mithin schnell erlernbar sind.

Es soll daher hier eine Lösung vorgestellt werden, die diesen Forderungen entspricht und zudem noch kostenlos ist. Allerdings setzt sie eine Computerumgebung der Firma Apple voraus, läuft dann aber auf allen dortigen Geräten wie iMac, MacBook, iPhone, iPad.

Arbeitet man mit mehreren Geräten, so synchronisiert die Betriebssoftware quasi ohne Zeitverzögerung, so dass man auf allen Computern den gleichen Stand hat.

Benötigt wird dazu folgende Software:

• Apple Kalender
• Apple Erinnerungen
• Apple Notizen
• Apple Mail.

Apple Kalender

Der Kern des Zeitmanagements ist der Kalender. Man trägt anstehende Termine mit Inhalt, Zeit und Ort dort ein, und schon stehen die Termine bzw. Aufgaben in allen angeschlossenen Geräten.

Apple Erinnerungen

Das Programm Erinnerungen dient der Aufnahme der anstehenden Aufgaben. Dies soll kurz an Hand der Getting-Things-Done-Methode von David Allen, dem heutzutage verbreitetsten Zeitmanagementsystem, kurz skizziert werden.

In Apple Erinnerungen werden folgende Listen angelegt:

• EINGANG (oder INBOX)
• NÄCHSTE AKTIONEN
• IRGENDWANN
• WARTEN AUF

Zudem können in dem Programm Erinnerungen weitere Listen angelegt werden, die den Ort bzw. das Medium (Kontext) enthalten, an dem bzw. mit dem die Aufgaben erledigt werden sollen, zum Beispiel:

• Telefon
• Computer
• Mail
• Zuhause
• Büro
• Auto...

Diese Listen können blitzschnell angelegt bzw. geändert und jederzeit problemlos an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Zunächst werden in EINGANG alle Aufgaben, die anliegen, ohne Vorsortierung in das Programm eingegeben, z.B.

• Bestätigungsmail an Firma Wagner senden
• Schulzaun reparieren lassen
• Leistungsbericht Schulz erstellen
• Termin für Unterrichtsbesuch Vogt festlegen lassen
• Autobirne auswechseln etc.

Nach dieser Methode werden die Aufgaben nicht mit Prioritäten versehen.

Einmal am Tag oder einmal in der Woche ordnet man die Aufgaben den Kontexten - etwas Computer, Büro, Telefon - zu und bearbeitet diese, wenn es sinnvoll ist.

Hat man etwa für sich eine Telefonzeit morgens von 11 bis 11.30 Uhr eingerichtet, so erledigt man hier alle in der Liste Telefonate gesammelten Anrufe.

Projekte können in Erinnerungen als Einzellisten leicht angelegt werden.

Somit erhält das Programm Erinnerungen alle offenen Aufgaben. Man hat also jederzeit einen Überblick über den Aufgabenstatus und kann neue Aufgaben leicht hinzufügen.

Bei Bedarf kann auch über das Sprachsystem Siri das lästige Eintippen umgangen werden, etwa mit dem Anweisung:

Erinnere mich an: Bestätigungsmail für Firma Wagner senden.

Sofort ist die Aufgabe im Programm Erinnerungen festgehalten.

Falls gewünscht, kann auch noch ein genauer Zeitpunkt für die Aufgabenerledigung angegeben werden, z.B.

Erinnere mich an Bestätigungsmail für Firma Wagner senden am nächsten Montag 13 Uhr .

Erledigte Aufgaben werden abgehakt und können später noch einmal ausgewertet werden.

Manchmal ist es notwendig, weitere Informationen zu Einzelaufgaben oder Projekten hinzuzufügen.

Dies ist einmal möglich in Erinnerungen. Hier steht ein Feld Notizen bereit, in das weitere Informationen eingegeben werden können.

Für umfangreichere Daten empfiehlt sich das eigenständige Programm Apple Notizen.

Apple Notizen

Hier können ebenfalls beliebig viele Listen (Ordner) angelegt werden, in denen die Informationen gespeichert werden. Auch besteht die Möglichkeit, Bilder und Zeichnungen einzufügen.

Mit dem Apple Pencil, einem bleistiftähnlichen Schreibgerät, können aber auch handschriftliche Notizen eingegeben werden.

Mit dem iPhone oder iPad kann man ab IOS-Version 11 zudem Dokumente einscannen, die in den Notizen gespeichert werden.

Man hat also - wenn gewünscht - eine komplette Dokumentenverwaltung zur Verfügung, die schnell aufgerufen werden kann.

Es reicht manchmal aber auch, hier einfache Notizen zu speichern, die wichtig für die Aufgaben in Erinnerung sind.

Apple Mail

Viele Aufgaben stehen heute in Mails, die man laufend erhält.

Hier bietet die Firma das Programm Apple Mail, das leicht zu handhaben ist und ebenfalls zeitgleich auf allen angeschlossenen Geräten wie iPhone und iPad synchronisiert.

Erkennt man aus einer Mail eine neue Aufgabe, so kopiert man den Text und fügt ihn in Erinnerungen als Aufgabe ein, zunächst in die Liste EINGANG. Die Aufgabe wird, wie oben beschrieben, später verarbeitet.

Zusammenfassung

Die Vorteile des vorgestellten Apple Programmpakets Kalender, Erinnerungen, Notizen, Mail liegen auf der Hand:

• wenig Einarbeitungszeit
• klares, einheitliches Design
• kostenlos, das Bordprogramme und somit kein Abonnementsmodell
• Aufgaben können schnell und überall erfasst und auch verarbeitet werden
• auf dem Handy, das die meisten Menschen bei sich haben, sind alle Aufgaben sofort greifbar.

Mit lediglich vier Programmen bzw. Apps haben Sie also jederzeit ein effizientes Programmpaket für das berufliche und private Aufgaben- und Zeitmanagement jederzeit griffbereit zur Hand.