Die Tagesordnungspunkte sollten dem Teilnehmer schon in der Einladung signalisieren, um welchen Bereich es sich handelt.
PROBLEM
Wer kennt das nicht? Man erhält eine Tagesordnung, studiert sie und wundert sich bei einem Tagesordnungspunkt, was der Einladende hier eigentlich vorhat…
So lautet ein Tagesordnungspunkt: Lehrerausflug.
Als Eingeladener, der nicht über den Stand von entsprechenden Vorbereitungen informiert ist, rätselt man, um was es gehen könnte:
- Soll es einen Lehrerausflug geben?
- Hat die Bezirksregierung Lehrerausflüge nun doch untersagt oder gibt es positive Nachrichten dazu?
- Gibt es eine Gruppe von Kolleginnen, die schon Vorbereitungen getroffen haben?
- Hat der Lehrerrat der Schulleitung signalisiert, dass in diesem Jahr niemand zu Vorbereitungen in der Lage ist?
- Hatten nicht neulich einige im Lehrerzimmer gesagt, sie würden nicht an einem Lehrerausflug teilnehmen?
- Wie steht die Schulleitung zum Lehrerausflug?
- Gibt es eine entsprechende Initiative des Lehrerrats dazu?
Dies sind nur einige Fragen, die bei Konferenzteilnehmern entstehen können, wenn sie unklare Stichworte auf der Tagesordnung finden.
LÖSUNG
Es macht im Sinne einer guten Vorbereitung und einer guten Atmosphäre dagegen viel mehr Sinn, dem Kollegium vorab genaue Informationen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten zu geben, damit es über den Sachstand informiert ist und die Art der Tagesordnungspunkte einschätzen kann.
Für eine gute Vorbereitung der Teilnehmer wird zunächst folgende Zuordnung der Punkte vorgeschlagen, die sich in der Praxis gut bewährt hat:
-
Information
-
Beratung
-
Entscheidung
So kann man bei jedem Tagesordnungspunkt sofort erkennen, um welche Art es sich handeln wird.
## Information
Handelt es sich um die Kategorie Information, so wird von der Konferenzleitung oder Beauftragten ausschließlich Bericht erstattet, etwa zu einem neuen Erlass zur Qualitätssicherung. Es wird hier keine Diskussion zugelassen, wohl sind aber Verständnisfragen erlaubt.
## Beratung
Ist der Punkt als Beratung ausgewiesen, so weiss dass Kollegium, dass hier der Sachverstand aller in der Diskussion im Mittelpunkt stehen wird und ein bestehendes Problem gelöst werden soll.
## Entscheidung
Ist der Punkt als Entscheidung benannt, so soll diese in der Konferenz gefällt werden. Sinnvollerweise ist dem Punkt Beratung vorhergegangen oder es gibt Vorlagen, über die abgestimmt werden soll.
## Mehrdeutige Kategorien
Manche Tagesordnungspunkte können sicher auch zwei oder allen drei Kategorien zugeordnet werden. Es liegt in der Verantwortung der Konferenzleitung, diese Kategorienzuweisung sorgfältig abzuwägen.
Zusammenfassung
Zwar werden durch diese Methode die oben dargestellten Fragen zum Tagesordnungspunkt Lehrerausflug nicht alle beantwortet, es wird aber allen transparent, WIE bei dem Tagesordnungspunkt verfahren wird.
Das entlastet die Konferenzleitung und die Teilnehmer des Gremiums erheblich.
Wie ein Tagesordnungspunkt weiter vorentlastet werden kann, wird in einem späteren Beitrag behandelt.
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