Konferenzvorbereitung nach der GTD-Methode

Eine gute Konferenzvorbereitung muss frühzeitig beginnen und gut strukturiert sein. Die 5-Schritte-Methode GTD (Getting Things Done – Wie man Dinge regelt) von David Allen kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und rechtzeitig alles Notwendige für die Sitzung zu organisieren.

PROBLEM

Der Terminkalender zeigt, dass die nächste Konferenz in einem Monat stattfinden wird. Das ist ein guter Zeitpunkt, um schon jetzt mit Hilfe der GTD-Methode in die Vorbereitung zu gehen.

LÖSUNGSMETHODE

Die weitverbreitete, außerordentlich erfolgreiche Selbstmanagement-Methode von Produktivitätspapst David Allen gliedert sich in 5 Schritte:

1. Collecting (Erfassen)
2. Processing (Durcharbeiten)
3. Organizing (Organisieren)
4. Reviewing (Durchsicht/Kontrolle)
5. Doing (Erledigen)

Erfassen

Im ersten Schritt werden alle Aspekte, die mit der nächsten Konferenz zu tun haben könnten, gesammelt. Als Aufbewahrungsort empfiehlt David Allen ein „vertrauenswürdiges System“ außerhalb des Kopfes. Das kann sein:

• Blatt Papier
• Poster
• Computer
• Tablet
• Smartphone
• Kalender
• Zettel an der Wand etc.

TIPP: Auch die Sekretärin kann beauftragt werden, die Aspekte zu sammeln, die von Ihnen oder beauftragten Personen genannt werden.

Durcharbeiten

Im nächsten Schritt prüft man alle Aspekte, beginnend oben in der Liste. Die Vorgehensweise ist folgendermaßen:

• Wenn etwas innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, wird dies umgehend gemacht und ist damit aus dem Kopf.
• Ein Aspekt wird nie in die Ausgangsliste zurückgelegt.
• Ist der Aspekt irrelevant, kommt er in den Papierkorb und entlastet damit den Kopf.
• Ist der Aspekt nur für einen Tagesordnungspunkt der Konferenz irrelevant, so wird er in einen Ordner Später verschoben und momentan nicht bearbeitet.
• Enthält der Aspekt Sachmaterial, das für die Konferenz relevant ist, wird er unter Referenzmaterial archiviert.
• Ist der Aspekt für die Tagesordnung relevant und eignet sich für einen Fachmann, so wird der Punkt an diesen delegiert.
• Ist der Aspekt für einen Tagesordnungspunkt geeignet, wird er in den Ordner TOP verschoben.

Am Ende dieser Phase sind alle eingebrachten Ideen „bearbeitet“.

Organisieren

In der dritten Phase werden alle für die Tagesordnung relevanten Punkte einzeln überprüft:

• Welches ist der nächste Schritt, der nun ansteht?
• Welche Themen wurden delegiert und stehen nun an?
• Gibt es Themen, die doch besser auf „vielleicht oder irgendwann“ verschoben werden sollen?
• Welche Themen müssen in den Terminkalender übertragen werden, damit sie rechtzeitig erledigt werden?
• Welches Referenzmaterial ist bislang vorhanden, welches eignet sich als Anlage zur Tagesordnung?

Am Ende der Phase steht fest, wie mit den einzelnen Themen bzw. Aspekten zu verfahren ist.

Durchsicht/Kontrolle

In der vierten Phase erfolgt die Kontrolle. Bewährt hat sich eine tägliche Kurzkontrolle, ob Änderungen eingetreten sind oder Neues hinzugekommen ist. Dies kann von der Sekretärin übernommen werden.

Am Ende der Woche steht dann die Wochenübersicht, am besten am Freitag in einer Stillen Stunde. Hier werden die Termine geprüft sowie noch unerledigte Aspekte bearbeitet.

Erledigen

Im letzten Schritt wird ein Entwurf der Tagesordnung erstellt, ggf. im Schulleitungskreis und/oder mit anderen Fachleuten beraten. Schließlich wird die Tagesordnung den Beteiligten zugestellt.

Resumée

Die in vielen Firmen und Gremien eingesetzte GTD-Methode stellt sicher, dass keine relevanten Themen und Teilthemen der Schulrealität verloren gehen, und dass die Tagesordnung mehrfach kontrolliert und dann rechtzeitig verteilt wird.

Literatur

D. Allen: Getting Thing Done. Paperback 2002.

D. Allen: Getting Things Done. eBook.

D. Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Paperback 2007.

D. Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. eBook.

Wikipedia (deutsch): Getting Things Done.