Professionelle Protokolle von Fachkonferenzen

Protokolle von Fachkonferenzen sind wichtige Dokumente. Sie enthalten Beschlüsse des Gremiums und sind, wenn sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, geltendes Recht.
Es ist deshalb sinnvoll, die rechtlichen Anforderungen an Fachkonferenzprotokolle zu kennen.

Was gehört in ein Fachkonferenzprotokoll?

Zu jeder Fachkonferenz muss ein Protokoll angefertigt werden, gleichgültig wie kurz die Tagungsdauer war.

Diese Niederschrift muss folgende Punkte enthalten, damit sie rechtlich einwandfrei ist:

• Name des Protokollführers
• Angabe des Gremiums, hier Fachkonferenz mit dem entsprechenden Fach, z. B. Mathematik
• Ort des Sitzung
• Datum, Beginn und Ende der Sitzung (mit genauer Uhrzeitangabe)
• Tagesordnung
• Feststellung, dass die Tagesordnung ordnungsgemäß bekannt gegeben wurde
• die Namen sämtlicher Teilnehmer und die Zahl der Stimmberechtigten
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• alle Anträge, die dem Fachkonferenzvorsitzenden vorlagen bzw. die in der Sitzung behandelt wurden, im Wortlaut
• alle gefassten Beschlüsse im Wortlaut
• Stimmenverhältnis bei den Abstimmungen
• etwaige zur Aufnahme in die Niederschrift abgegebenen schriftlichen Erklärungen zu einer abweichenden Meinung (nur stimmberechtigte Mitglieder)
• Unterschrift durch Protokollführer und Fachkonferenzvorsitzenden

Der Protokollant¹ entscheidet eigenverantwortlich, ob er ein reines Beschlussprotokoll verfasst oder ob er Teile der Argumentationen hinzufügen will. So kann es Sinn machen, bei strittigen Tagesordnungspunkten den Diskussionsverlauf zusätzlich festzuhalten.

Wie geht es weiter?

Nachdem der Protokollant die Niederschrift fertiggestellt hat, erhält der Fachkonferenzvorsitzende ein Exemplar. Es macht Sinn, dieses zu vervielfältigen, damit es bei der nächsten Sitzung allen Mitgliedern vorliegt.
Ebenfalls erhält der Schulleiter (ggf. der Didaktische Leiter), ein Sitzungsprotokoll. Durch ihn findet eine Prüfung statt, welche Beschlüsse gefasst wurden und ob sie rechtlich einwandfrei sind, also im Bereich der Aufgaben der Fachkonferenz wie sie im Schulgesetz § 70 definiert sind, liegen oder ob sie anzuhalten sind.
In der Folgesitzung der Fachkonferenz lässt der Fachkonferenzvorsitzende dann über das Protokoll abstimmen.

Stimmt eine Mehrheit dem Protokoll zu, so ist es angenommen. Falls Einwände sind, werden diese abgestimmt und ggf. in das Protokoll übernommen. Der Schulleiter erhält dann eine revidierte Fassung des Protokolls.
Hat der Schulleiter einen Beschluss angehalten, so muss die Fachkonferenz erneut darüber abstimmen. Falls auch hier keine Einigkeit erreicht wird, legt der Schulleiter das Protokoll der Bezirksregierung zur Entscheidung vor.

Wie ist das Fachkonferenzprotokoll zu archivieren?

Die Niederschrift muss für jedes Gremium in einer besonderen Akte archiviert werden. Alle Mitglieder müssen Zugang zu allen Protokollen der Fachkonferenz haben, um sich sachkundig machen zu können.

Digitalisierung von Fachkonferenzprotokollen

Viele Schulen nutzen mittlerweile elektronische Medien, um allen Mitglieder problemlos Zugang zu den Protokollen zu ermöglichen. Die Fachkonferenz kann dazu ein Archivierungsverfahren beschließen.

Es bietet sich dann an, gleich während der Sitzung den Protokollentwurf auf einem Laptop zu schreiben und diesen anschließend auf dem Schulserver für die Fachkonferenzmitglieder zu veröffentlichen.

In der Regel haben dann die Mitglieder der Fachkonferenz per Passwort Zugang zu dem Protokollbereich. So können sie auch von zu Hause die Protokoll einsehen und sich besser sachgemäß vorbereiten.

Welche Bindekraft haben die Fachkonferenzprotokolle?

Wie eingangs kurz skizziert, sind Fachkonferenzprotokolle geltendes Recht, wenn sie den rechtlichen Rahmenbestimmungen entsprechen.
So kann die Fachkonferenz nach SchG § 70 beschließen:

1. Grundsätze zur fachdidaktischen und fachmethodischen Arbeit
2. Grundsätze zur Leistungsbewertung
3. Vorschläge an die Lehrerkonferenz zur Einführung von Lernmitteln.

An diese Beschlüsse sind alle Lehrkräfte des Faches gebunden.

Grundsätze zur Leistungsbewertung müssen zudem von jeder Fachkonferenz beschlossen werden. Versäumt dies eine Fachkonferenz, so kann dies bei Notenwidersprüchen von Schülern oder Eltern zu erheblichen Schwierigkeiten führen.

Wird einem Notenwiderspruch nicht in der Schule abgeholfen, so werden er von der Bezirksregierung oder gar gar von Gerichten entschieden.

Nun zeigen die Erfahrungen der letzten Jahre, dass in der Regel bei Nichtvorliegen der Fachkonferenzbeschlüsse zur Leistungsbewertung Notenwidersprüchen aus formalen Gründen stattgegeben wird.

Es ist mithin Usus geworden, dass bei Notenwidersprüchen von der vorgesetzten Behörde oder den damit befassten Gerichten Protokolle der jeweiligen Fachkonferenz eingefordert werden.

Man sieht also die große Bedeutung der Niederschriften. Auch wird dabei durchweg geprüft, ob die formalen Anforderungen an Protokolle von Gremien (s.o.) eingehalten wurden.

Es ist also wichtig, dass die Fachkonferenz ihre Rechte der Beschlussfassung wahrnimmt und ihre Beschlüsse formal einwandfrei dokumentiert.

Was ist, wenn Lehrkräfte sich weigern, einen Fachkonferenzbeschluss auszuführen?

Es mag vorkommen, dass eine Lehrkraft sich weigert, einem gültigen Beschluss der Fachkonferenz nachzukommen.

Es ist nicht Aufgabe des Fachkonferenzvorsitzenden, dann dienstliche Weisungen zu geben oder gar disziplinarische Maßnahmen anzuordnen, da er nicht Dienstvorgesetzter ist.

Vielmehr muss in Streitfällen der Schulleiter in seiner Eigenschaft als Dienstgesetzter entscheiden, wie aus seiner Sicht vorzugehen ist, ggf. auch die Bezirksregierung als zuständige Behörde.

Sammlung der Beschlüsse

Es kommt gelegentlich vor, dass Fachkonferenzbeschlüsse nach langer, kontroverser Diskussion gefasst werden, dann aber nach der Protokollierung in einem Aktenordner verschwinden und schnell in Vergessenheit geraten. Das ist kontraproduktiv und wertet die weitere Fachkonferenzarbeit ab.

Auch kann das Vorhandensein nur eines Protokollordners dazu führen, dass die Mitglieder der Fachkonferenz nicht über die aktuelle Beschlusslage informiert sind, da er für sie nicht leicht greifbar ist.

Deshalb haben manche Schulen digitale Beschlussdatenbanken angelegt, die alle Beschlüsse der Fachkonferenz enthalten. Das gewährleistet, dass alle Mitglieder sich über die Beschlusslage informieren können, was die sachgemäße Diskussion in der Fachkonferenz fördert und zu einer deutlichen Professionalisierung führt.

Auch können neue Lehrkräfte sich durch dieses Verfahren zügig in die Entscheidungslage der jeweiligen Fachkonferenz einarbeiten.

In den letzten Jahren haben zudem viele Neueinstellungen die Personallage deutlich verändert. Besonders dann macht es Sinn, alle Fachkonferenzbeschlüsse zu digitalisieren, damit sie allen Mitgliedern problemlos zur Verfügung stehen. Auch Eltern und Schüler können dadurch sehr profitieren, können sie sich doch so problemlos sachkundig machen und gut auf eine Fachkonferenz vorbereiten.

Anmerkungen

Zur leichteren Lesbarkeit enthalten unsere Artikel wechselweise entweder die weibliche oder die männliche Bezeichnung.