Schulmail-Management in 6 Stufen: Alles ins Archiv!

Der Beitrag zum täglichen SCHULMAIL-MANAGEMENT IN 6 STUFEN beschreibt ein effektives Verfahren zum Sortieren und Bearbeiten aller Mails, die an eine Schule kommen.

Problemstellung

Jeden Tag erreicht die Schule und damit die Schulleitungen eine wachsende Anzahl von E-Mails von vielen Seiten – Tendenz steigend:

Schulministerium
Bezirksregierung
Schulamt
Schulträger
Eltern
Presse
Firmen
Nachbarn u.v.m.

Diese Mails können in einer Woche oder gar in einem Monat zu einer erheblichen Menge anwachsen. Häufig entstehen im Mailprogramm der Schule dann lange Mailsammlungen, die nur noch schwierig von Schulleitung und Sekretariat zu überblicken sind.

Bei der Beratung von Schulleitungen bezüglich Zeitmanagement zeigte sich nicht selten, dass die Maileingänge an manchen Schulen mehrere hundert wenig bearbeiteter oder unbearbeiteter Mails umfassten.

Wie geht man mit der Fülle der Informationen, die jeden Tag auf die Schulleitungen einstürmen, effektiv um?

Mails in Ordner einsortieren?

Mailprogramme bieten meist die Möglichkeit, Ordner und Unterordner anzulegen. So war es in der Vergangenheit in Schulen oft üblich, etwa folgende Systematik anzulegen und dann die Mails einzusortieren:

Behörden

Schulministerium
Bezirksregierung
Schulträger
Schulamt

Schulgemeinde

Lehrkräfte
Eltern
Schüler/innen

Gremien

Schulkonferenz
Lehrerkonferenz
Fachkonferenzen
Projektgruppen

Öffentlichkeitsarbeit

Presse
Radio, Fernsehen
Schulleiterverbände
Gewerkschaften

Firmen
Kongresse
Fortbildungen

Vorteile des Sortierverfahrens

Der Vorteil dieser Methode des Sortierverfahrens ist zweifellos, dass man schnell einen guten Überblick über die Mails für einen bestimmten Teilbereich hat. So sind dann etwa alle Mails der Bezirksregierung in einem Unterordner BR zusammengefasst.
Diese Ordner oder Unterordner können nach bestimmten Kriterien sortiert werden, etwa nach Eingangsdatum, Funktionsträgern der Behörde oder Themen der Betreffzeile.

Nachteile des Sortierverfahrens

Bei diesem Sortierverfahren stellt man aber oft fest, dass die Organisationsstruktur des Mailprogramms ständig ausgebaut oder geändert werden musste, da nicht alle eingehenden Mails in das vorhandene Schema passten. Man war daher stark mit dem Editieren der Ablagestruktur beschäftigt.
Das Verfahren nimmt viel Zeit in Anspruch, da man erst die Mail lesen, den Inhalt zur Kenntnis nehmen und dann zuordnen muss.
In manchen Schulen wurde dieses Verfahren der Mailverarbeitung an die Schulsekretärin delegiert. Dann kam es aber nicht selten vor, dass Mails in falsche Unterordner einsortiert wurden und später nur noch schwierig zu finden waren.
Wegen des erheblichen Zeitaufwandes wurde der Maileingangskorb daher oft nur teilweise verarbeitet.
Wichtige Mails blieben dadurch nicht selten unbeantwortet.

Bewertung der Sortiermethode

Im modernen Zeitmanagement hat sich allerdings die Ansicht durchgesetzt, dass dieses Verfahren zu wenig effektiv ist und zudem zu viel Zeit kostet, denn

so muss bei jeder vorhandenen Mail geprüft werden, in welche Kategorie sie passt.
häufig ist das Einsortieren in mehrere Ordner sinnvoll, so dass die Mail dann noch einmal oder gar mehrfach dupliziert werden muss.
das vorhandene Mailordnungssystem muss bei jeder Mail neu geprüft und ggf. erweitert oder verkleinert werden.

LÖSUNGSVORSCHLAG: Effektives Schulmail-Management in 6 Stufen

Das hier vorgestellt Schulmail-Management in 6 Stufen verhindert diese Nachteile. Dazu legt man zunächst im vorhandenen Mailprogramm nur einen zusätzlichen Ordner an und nennt ihn Mail-Archiv.

Es gliedert sich in folgende Schritte:

Alle einkommenden Mails landen zunächst im Mail-Eingang. Dieser Maileingang wird jeden Tag vollständig bearbeitet.
Beim Lesen der Mail wird entschieden, ob etwas zu veranlassen ist, etwa eine Antwortmail oder eine anderweitige Aufgabe. Die Mail erhält dann eine Markierung. Hier bieten die meisten Programme mehrfarbige Flaggen an. Diese so gekennzeichnete Mail verbleibt dann im Eingang.
Kann eine Mail sofort beantwortet werden, so geschieht dies in diesem weiteren Schritt. Oft reichen für Antwortmails zwei Minuten. Die Mail kann anschließend in den Archiv-Ordner transferiert werden, die Flagge wird gelöscht.
Bei einer komplexeren Aufgabe verbleibt die Mail in Mail-Eingang und wird bis zum Ende des Arbeitstages bearbeitet. Andernfalls erhält der Absender eine Kurzmitteilung, wann mit einer Bearbeitung zu rechnen ist.
Ist die Mail unnütz, wird sie gelöscht.
Alle anderen Mails wandern unsortiert in das Mail-Archiv.

Im Mail-Eingang verbleiben also nur die Mails, die eine Reaktion erfordern. Diese Mails werden dann am gleichen Tag beantwortet, so dass am Ende des Tages der Mail-Eingang leer ist. Dieser Effekt entlastet deutlich, da keine Mails liegenbleiben und der Mailberg nicht unüberschaubar anwächst.

Wie findet man Mails, wenn sie unsortiert im Mail-Archiv lagern?

Die Aufgabe des Findens von Mails übernehmen heutzutage die leistungsstarken Suchmaschinen, die in die Mailprogramme (Google Mail, Apple Mail, Outlook etc.) eingearbeitet sind. Sie durchsuchen blitzschnell das eigene Mail-Archiv und filtern die gesuchten Mails heraus. Auch diese Auswahl kann beliebig sortiert werden.

Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand. Sie spart deutlich Zeit ein und führt zu einer täglichen Bearbeitung aller Mails, so dass am Ende des Tages die Mailbox der Schule leer ist.

Zusammenfassung

Das hier skizzierte Schulmail-Management in 6 Stufen verzichtet auf eine umständliche Sortierung in Ordner und Unterordner. Stattdessen wird der Maileingangskorb gesichtet, wichtige Post markiert oder sofort beantwortet, unnütze gelöscht, die restlichen Mails werden in das Mail-Archiv geschoben.

Literatur

Allen, D. Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Piper Verlag 2015.

Expert-Verlag. Die E-Mail-Flut bewältigen: E-Mails richtig organisieren – Professionell kommunizieren – Massenaufkommen eindämmen – Kommunikationskultur entwickeln (Praxiswissen Wirtschaft)Die E-Mail-Flut bewältigen: E-Mails richtig organisieren – Professionell kommunizieren – Massenaufkommen eindämmen – Kommunikationskultur entwickeln (Praxiswissen Wirtschaft) 2014.

A. Greisle. Information Overload: So organisieren Sie sich im Online-Zeitalter. C.H. Beck 2010.

L. Seiwert. Noch mehr Zeit für das Wesentliche: Zeitmanagement neu entdecken. Goldmann Verlag 2009.

Spiegel Online: Wer sortiert, verliert