Weekly Review – alle Aufgaben tatsächlich erledigen

Hilfe – es brennt!

Hatten Sie in Ihrem beruflichen und privaten Leben nicht auch schon einmal das Gefühl, dass Aufgaben Sie überrollen? Dass jeden Tag zu viele neue überraschend hinzukommen, so dass Sie gar nicht wissen, womit Sie beginnen sollten?

Berufs- und Alltagsleben bringen tagein, tagaus eine Fülle von Aufgaben mit sich. Die kommen allerdings nicht strukturiert und schon nach Prioritäten geordnet.

Oft ist man auch am Ende eines Tages überrascht,

• wie viele Aufgaben man übernommen hat und wie unterschiedlich diese sind
• wie viele alte lästige Aufgaben, die man verschoben hat, zusätzlich an unserem Gehirn nagen.

Nicht umsonst sind viele Zeitmanagementsysteme entstanden, die versprechen, diese Aufgabenfülle bewältigen zu helfen. Genannt seien hier einige populäre:

• Tages- oder Wochenkalender
• Pareto-Prinzip
• Eisenhower-Methode
• GTD: Getting Things Done nach David Allen
• ABC-Analyse
• ALPEN-Methode

Wer hat allerdings nicht schon einmal festgestellt, dass einen – trotz Verwendung eines Zeitmanagementsystems – die Tagesrealität einen schnell überholen kann und dieses System dann nur noch teilweise oder gar nicht funktioniert und man eher wie eine Feuerwehr bloß die Brände löscht, die am hellsten lodern?

Wenn Sie dann einmal in einer Ruhephase von außen auf Ihr Aufgabenmanagement schauen, stellen Sie oft fest, dass Sie manche Aufgaben übersehen, bestimmte Termine nicht eingehalten haben, Besprechungen nicht ausgewertet wurden.

Dies verschafft Unruhe. Wird es ein Dauerzustand, so erzeugt das Stress, was bekanntermaßen sehr ungesund ist.

Weitere Störfaktoren

Hinzu können andere Faktoren kommen, die zusätzliche Unordnung in unser Aufgabenmanagement bringen können:

• Umstrukturierung unseres Arbeitsbereichs
• beruflicher und persönlicher Ärger
• Krankheit
• Vergessen von Aufgaben
• falsche Bearbeitung von Aufgaben
• Kritik an unserer Aufgabenbearbeitung

um nur einige Störfaktoren zu nennen.

Gibt es überhaupt ein System, das dieser komplexen Situation gerecht wird?

Abhilfe

Es soll hier nun ein System skizziert werden, dass sich bei vielen Menschen als außerordentlich hilfreich erwiesen hat, allerdings nur, wenn es konsequent und ohne Ausnahme angewendet wird: der Weekly Review, die wöchentliche Kontrolle, die ein wesentliches Element der Getting-Things-Done-Methode des Zeitmanagement-Experten David Allen ist.

Der Weekly Review ist nicht etwas Exotisches, sondern basiert auf Erfahrungen, die wir jeden Tag machen und mit denen wir groß geworden sind.

Diese Methode nimmt kontinuierlich drei Bereiche in den Blick nimmt:

• Vergangenheit
• Gegenwart
• Zukunft

Das hört sich selbstverständlich an, bedarf aber einer zusätzlichen klaren Struktur, damit die Methode in der unberechenbaren Realität unseres Lebens auch wirklich funktioniert.

Weekly Review (wöchentliche Kontrolle)

Unabdingliche Voraussetzung ist, dass einmal in der Woche ein Zeitraum festgelegt wird, in dem wir völlig ungestört arbeiten. Dies wird häufig auch als Stille Stunde bezeichnet. Als vielfach günstig hat sich das Wochenende (Freitag, Samstag oder Sonntag) erwiesen. Dies entscheide man nach seinen seinen individuellen Möglichkeiten.

Es geht nicht darum, in dieser Zeit weitere Aufgaben zu bearbeiten, der Termin ist vielmehr operativ zu verstehen. Bei der wöchentlichen Kontrolle werden die anliegenden Aufgaben vielmehr strategisch untersucht. Erfahrungswerte zeigen, das hier Zeiträume von 15 Minuten bis drei Stunden notwendig sind, je nach Aufgabenfülle.

Das Wochenende bleibt dann in der Regel frei zur Erholung!

Der Weekly Review gliedert sich in 10 Schritte.

1. LOSE ENDEN. Schriftliches Zusammenstellen aller offenen beruflichen und privaten Aufgaben, die noch in Ihrem Kopf sind, mithin alles, was Sie beunruhigt, weil es noch nicht erledigt ist.
2. EINGANGSKORB LEEREN. Alles, was in der Woche eingegangen ist und noch nicht erledigt wurde, wird als schriftliche Aufgabe festgehalten und zwar in einem System, auf das Sie sich absolut verlassen können müssen, etwa Ihr Notizbuch oder Ihre digitale Ablage.
3. NÄCHSTE SCHRITTE. Durchgehen der Liste Nächste Schritte, in der Sie während der Woche notiert haben, was jeweils konkret bei einer Aufgabe zu tun ist.
4. TERMINKALENDER LETZTE WOCHE. Sie prüfen bei allen Eintragungen Ihres Terminkalenders der letzten Woche, ob daraus weitere Aufgaben entstanden sind.
5. TERMINKALENDER KOMMENDE WOCHE. Prüfen bei allen Termine der folgenden Woche, welche (Vorbereitungs-)Aufgaben sich aus den eingetragenen Terminen ergeben.
6. WARTEN-AUF-LISTE. Prüfen aller Aufgaben, die Sie an andere Personen delegiert haben. Wo muss nachgefragt werden, wo müssen Hilfen gegeben werden? So wird nichts vergessen.
7. PROJEKTE. Überprüfen aller Projekte, in die Sie eingebunden sind. Welche Aufgaben sind entstanden, welche sind noch zu erledigen?
8. RELEVANTE CHECKLISTEN. Durchsehen aller von Ihnen möglicherweise zusätzlich angelegten Checklisten, die Aufgaben enthalten.
9. KREATIV SEIN. Losgelöst von Ihren aktuellen Aufgabenbereichen, welche andersartigen Aufgaben fallen Ihnen ein, die Sie oder Ihr Leben weiterbringen?
10. LISTE IRGENDWANN. Falls Sie eine Liste von Aufgaben angelegt haben, die ohne Zeitangaben sind und die Sie vielleicht einmal angehen wollen, dann ist nun ein guter Zeitpunkt, diese noch einmal Punkt für Punkt durchzugehen; möglicherweise stecken hier originelle und produktive Ideen, die Sie noch verwirklichen können.

Damit haben Sie eine umfassende Arbeitsmethode, mit der Ihnen keine einzige Aufgabe mehr entgeht, die nichts übersieht und die damit enorm produktiv ist. Sie nimmt gleichzeitig den Stress, dass Sie wichtige Dinge übersehen könnten oder vor sich herschieben.

Allerdings – und das sei noch einmal wiederholt – sie funktioniert nur, wenn sie ohne Ausnahme jede Woche angewendet wird, egal ob Sie viel Arbeit haben, im Urlaub sind, sich auf einer Tagung fortbilden, familiär stark eingebunden sind, was auch immer…