Zeitangaben in die Tagesordnung

Die Durchsicht vieler Einladungen zu schulischen Konferenzen zeigt, dass häufig lediglich die Anfangszeit der Sitzung angegeben wird. Nicht selten entstehen dadurch Probleme für die Leitung. Um diese zu vermeiden, wird hier eine bewährte Schrittfolge für das Konferenz-Management vorgeschlagen. Diese ist nicht neu, gegen sie wird in der Konferenzrealität aber – wie die Praxis zeigt – häufig verstoßen.

Tagesordnungspunkte mit Kategorien versehen

Schon bei der Planung eines Tagesordnungspunkts wird festgelegt, um welche Kategorie es sich handelt:

• Information
• Beratung
• Beschluss

Siehe Konferenz-Management (6): Tagesordnungspunkte zuordnen

Zeitmessung vor der Konferenz

Wenn es sich ausschließlich um Informationsweitergabe handelt, lässt sich die Zeit meist gut abschätzen. Gegebenenfalls trägt man im Vorfeld den Bericht selber für sich vor und misst die Zeit. Wird eine andere Person beauftragt, so gibt man ihr eine genaue Zeitvorgabe.

Sieht man bei der Tagesordnung eine Beratung vor, so prüfe man zunächst wichtige Parameter des Gremiums:

• Teilnehmerzahl
• Wie viele Personen werden sich voraussichtlich äußern?
• Welche aktuellen Belastungen gibt es für das Kollegium?
• Welche Vorarbeiten wurden geleistet?
• Sind allen Teilnehmern eventuell vorhandene Vorlagen bekannt oder müssen diese in der Konferenz noch einmal referiert werden?
• Ist das Thema umstritten oder ist ein breiter Konsens zu erwarten?

Daraus ergibt sich, welcher Zeitrahmen sinnvoll und realistisch ist.

Gibt es Mischformen innerhalb des Tagesordnungspunkts (z. B. Information und Beratung), so berechnet man entsprechend den zu erwartenden Zeitbedarf.

Genaue Zeitangaben in die Einladung

Der von der Konferenzleitung prognostizierte Zeitbedarf wird in die Einladung aufgenommen. Es werden also zu jedem Tagesordnungspunkt genaue Zeitangaben gemacht. So können sich die Teilnehmer schon vor der Konferenz auf den Umfang jedes Tagesordnungspunkts einstellen. Damit wird das Vorbereitungsverfahren transparenter und sorgt für eine offene Atmosphäre.

Konferenzbeginn und Konferenzende

Aus der Addition aller Zeiten für die einzelnen Tagesordnungspunkte ergibt sich der Gesamtzeitbedarf. Dieser bestimmt den Beginn und das Ende der Konferenz und wird in der Tagesordnung entsprechend im Kopf angegeben.

Einleitung des Tagesordnungspunkts in der Konferenz mit Zeitangabe

Zu Beginn eines Tagesordnungspunkts führt die Konferenzleitung kurz thematisch in den Tagesordnungspunkt ein und benennt die zur Verfügung stehende Zeit. Es ist oft sinnvoll, eine Person als Zeitwächter zu beauftragen.

Umgang mit dem Konferenzende

Man unterschätze nicht den Zeitpunkt des Konferenzendes. In vielen Konferenzen führt ein Überziehen der Zeit durch die Konferenzleitung zu erheblichen Friktionen. Es zeugt von professioneller Leitung, wenn die Konferenz punktgenau beendet wird.

Falls doch die Situation eintritt, dass zum gesetzten Ende die Tagesordnung noch nicht abgearbeitet ist, so übergibt die Konferenzleitung rechtzeitig – z. B. 15 Minuten vor Ende) die Frage an das Gremium, ob noch verlängert werden soll – und wenn ja, mit welchem Zeitrahmen – oder ob die Sitzung pünktlich geschlossen werden soll, ggf. mit der Konsequenz einer weiteren Konferenz. Darüber wird abgestimmt und entsprechend verfahren.

 Zusammenfassung

Der Zeitfaktor ist für das Gelingen einer Konferenz von erheblicher Bedeutung. Konferenzzeit ist Lebenszeit, mit der sorgsam umgegangen werden sollte. Außerdem sollte das Zeitverfahren für alle Teilnehmer schon durch die Einladung transparent sein.