Things 3 – Effektives Aufgabenmanagement für Fachkonferenzvorsitzende

Aufgaben der Fachkonferenzen erheblich gestiegen

Die Aufgaben der Fachkonferenzen haben in den letzten Jahren deutlich zugenommen. So entscheiden sie über:

Grundsätze der fachmethodischen und fachdidaktischen Arbeit
Grundsätze zur Leistungsbewertung und
Vorschläge an die Lehrerkonferenz zur Einführung von Lernmitteln

Daneben ist die Verantwortung für Qualitätssicherung und -entwicklung hinzugekommen.

Die Beschlüsse einer Fachkonferenz sind geltendes Recht, wenn sie sich im Rahmen des Schulgesetzes befinden.

Damit sind auch die Anforderungen an Fachkonferenzvorsitzende erheblich angestiegen. Zu ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung, die Leitung sowie die Nachbereitung der Fachkonferenzen, die zudem eine große Mitgliederzahl umfassen können. Wir kennen Fachkonferenzen, die an die 50 Mitglieder haben – in kleineren Schulen entspricht das der Lehrerkonferenz – und die somit erhebliche Ansprüche an die Leitung dieser Konferenzen stellen.

Mit Things 3 liegt seit letztem Jahr eine stark verbesserte Software zum Aufgaben- und Zeitmanagement vor, die sich sehr gut für die Unterstützung der Fachkonferenzvorsitzenden eignet.

Things 3 – Aufgaben- und Zeitmanagement

Things 3 der deutschen Firma Cultured Code ist eine außerordentlich übersichtlich gestaltete Software für das Aufgabenmanagement und läuft auf iPhones, iPads und iMacs der Firma Apple.
Things ist schon mehrere Jahre auf dem Markt, wurde nun aber mit wichtigen Elementen des Zeitmanagements erweitert.

Things 3 folgt einem minimalistischen Design und ist erstaunlich leicht und intuitiv zu bedienen. Die Einarbeitungszeit ist mithin sehr kurz. Man findet sich schnell in dem Programm zurecht.

Lädt man das Programm auf den Rechner, so sind zunächst nur die folgenden Ordner sichtbar:

Eingang
Heute
Geplant
Jederzeit
Irgendwann
Logbuch
Papierkorb

Eingang

Diese Ordner können folgendermaßen erweitert werden:

Projekte
Aufgabenbereiche
Überschriften

Das ist schon alles, und darin liegt auch die Stärke von Things 3. Es ist – auch bei vielen Aufgaben – immer übersichtlich. Zudem können private und berufliche Aufgaben leicht integriert werden.

Things 3 für Fachkonferenzvorsitzende

Es soll nun beispielhaft skizziert werden, wie sich Things 3 für die Bewältigung der Aufgaben eines Fachkonferenzvorsitzenden gewinnbringend einsetzen lässt, so dass er jederzeit die anstehenden Aufgaben im Blick hat und dann auch erfolgreich bearbeitet.

Welche Aufgabenbereiche benötige ich?

Bevor man mit Things 3 arbeitet, überlegt man, welche Aufgabenbereiche erfasst werden sollen. Man könnte sich entscheiden für:

Fachkonferenzleitung
Unterricht
Persönliches

Welche Projekte stehen an?

Projekte werden hier im Sinne der GTD-Methodologie (Getting Things Done nach David Allen) verstanden als Aufgabenpakete, die mehr als eine Aufgabe beinhalten. Als Beispiele seien hier genannt:

FK 5. September 2017
FK 12. Dezember 2017
FK 20. Februar 2018
FK-Projekt Leistungsmessung
FK-Projekt Sammlungsraum
Klausur 1 Englisch 11. Jahrgang
Unterricht Klasse 5a Biologie
Garage umbauen
Arzttermine

Diese Projekte werden den Aufgabenbereichen zugeordnet, etwa Fachkonferenzleitung. Wie Sie sehen, werden in Things berufliche und private Aufgabenbereiche und Projekte integriert. Das stellt sicher, dass man nur mit einem Programm arbeitet, das alle anstehenden Aufgaben enthält.

Alle Aufgaben in den Eingang

Zunächst werden alle beruflichen und privaten Aufgaben, sobald sie ins Gedächtnis kommen, im Eingang festgehalten. Sie werden noch nicht sortiert. Mit modernen Handys können sie auch gesprochen werden, die Software wandelt sie entsprechend schriftlich um.

Zuordnen der Aufgaben

Einmal am Tag (oder einmal in der Woche) geht man die Eingangsliste durch und sortiert alle Aufgaben in den entsprechenden Arbeitsbereich und das entsprechende Projekt um.

Beispiel: Protokoll der letzten FK-Sitzung drucken lassen
Diese Aufgabe in den Bereich Fachkonferenzleitung und das Projekt FK 5. September 2017 ziehen (drag ’n drop).

So sammeln sich alle Aufgaben in den Projekten.

Immer wenn neue Aufgaben anstehen oder spontan einfallen werden sie entweder in Eingang festgehalten oder sofort im zugehörigen Projekt eingetragen.
Bei Fachkonferenzvorsitzenden könnten sich folgende Aufgaben ergeben:

Beispiele:
Termin für nächste FK festlegen eigne Tagesordnungspunkte notieren
neuen Erlass zu Leistungsmessung lesen
Termin für die nächste Sitzung mit der Schulleiterin besprechen
Protokoll der letzten FK-Sitzung drucken lassen
Protokoll der letzten FK-Sitzung in die Fächer verteilen
Vertreter des Klett-Verlags wegen Termin anmailen
Geeignete Zeiten der FK-Sitzungen mit den Elternvertreter Müller telefonisch beraten
Geeignete Zeiten der FK-Sitzungen mit den Elternvertreter Schulz telefonisch beraten
zur Fortbildung für Fachkonferenzvorsitzende anmelden

Things 3

Die Aufgaben können auch mit einem Datum versehen werden, so dass sie am gewählten Tag als Erinnerung auftauchen und nicht vergessen werden. Sie befinden sich dann automatisch in dem Ordner Geplant.

Kann man Aufgaben noch nicht zuordnen, so zieht man sie in den Ordner Jederzeit. Diesen Ordner geht man täglich oder wöchentlich durch, ob schon eine Zuordnung vorgenommen werden kann. Ansonsten verbleiben sie im Ordner.

Vielleicht haben sie auch kreative Einfälle, die ihnen plötzlich kommen und die sie vielleicht einmal in der Zukunft angehen wollen, etwa:

Erst-Hilfe-Kurs besuchen
Japanisch lernen
einen Garagenanbau planen

Diese noch vagen Dinge kommen in den Ordner Irgendwann und hin und wieder prüfen sie, ob nicht schon etwas davon realisiert werden kann. Ansonsten verbleiben sie in Irgendwann, werden aber nicht vergessen.

Zusammenfassung

Beginnen wir mit dem Nachteil:

Things 3 gibt es nur für das System Apple. Geräte von Samsung, Google und anderen bleiben außen vor. Auch ein Webverwaltung gibt es noch nicht. Warum nicht wissen nur die Autoren von Cultured Code.

Nun zu den Vorteilen:

Mit Hilfe der übersichtlich und minimalistisch gestalteten Software Things 3 können sie alle ihre anstehen Aufgaben zuverlässig und pünktlich erledigen. Nichts wird vergessen, and terminierte Aufgaben wird erinnert.

Things 3 beherrscht man innerhalb sehr kurzer Zeit, da es intuitiv zu bedienen ist. Verwenden Sie die Sprachaufzeichnung, so fällt auch zeitaufwendiges Eintippen weg.

Da unser Gedächtnis Berufliches und Privates nicht trennt, macht es Sinn, dies auch in der Aufgabenverwaltung nicht zu tun. Things 3 gibt Ihnen dazu die Möglichkeiten.

Gutes hat allerdings auch seinen Preis:

iMac 43,99 €
iPad 17,99 €
iPhone 8,99 €

Man hat dann allerdings ein Programmpaket, das nahtlos auf allen genannten Plattformen synchronisiert, d.h. Sie haben auf allen Ihren Geräten immer den gleich Status, können Aufgaben wechselweise auf iMac, iPad oder iPhone eingeben und verwalten.

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