„Warten auf“ verschafft Unruhe
In diesem Artikel soll ein Problem aufgegriffen werden, das in unseren Seminaren zum Zeitmanagement sehr häufig als Zeitdieb genannt wird, als etwas, das viel unnütze Zeit von uns erfordern kann. Viele Teilnehmer berichteten, dass sie oft damit beschäftigt seien, „hinter Sachen herzulaufen“, die sie jemandem geliehen hatten oder sie hatten die entsprechende Person vergessen, der sie etwas ausgeliehen hatten.
Es wurde dann gefragt, ob es im Zeitmanagement nicht dazu eine einfache Methode gäbe.
Man nehme es als Lehrkraft im Schulalltag oft nicht als dezidiertes Problem war, habe aber ständig damit zu tun.
Zum Arbeitsfeld einer Lehrkraft gehört es, dass sie anderen Personen Dinge und Materialien ausleiht, aber auch, dass sie sich selber Dinge und Materialien leiht.
Was zunächst als ein kleines Problem angesehen werden mag, entpuppt sich in der Realität des Schulalltags als etwas, das sehr viel Zeit erfordern kann.
Wer hat nicht schon einmal einen Gegenstand verliehen und konnte sich dann nicht mehr erinnern, an wen es war?
Hinzu kommt, dass wir auch eine Vielzahl von Aufträgen an andere erteilen und dann gelegentlich oder oft vergessen, diese zu verfolgen.
Wartende Dinge können Unruhe erzeugen, Ärger, gar Konflikte nach sich ziehen.
Wie kann man das Problem angehen?
Versuch einer Systematik
Bevor hier nun schnell Lösungsmöglichkeiten diskutiert werden, soll erst einmal eine Systematik für diesen Bereich versucht werden. Dabei sollen sowohl der berufliche als auch der private Bereich einbezogen werden.
- Aufträge an Schüler erteilen
- Gegenstände an Schüler ausleihen
- Gegenstände von Schülern ausleihen
- Materialien wie Haushefte, Arbeitsmappen etc. von Schülern einbehalten
- Gegenstände an andere Lehrkräfte ausleihen
- Gegenstände von Lehrkräften ausleihen
- Aufgaben durch Gremien wie Lehrer- oder Fachkonferenzen verteilen
- Aufgaben von Gremien übernehmen
- Gegenstände an Familienmitglieder oder Bekannte ausleihen
- Gegenstände von Familienmitgliedern oder Bekannten ausleihen
- Aufträge an Bekannte erteilen
Man erkennt aus dieser Aufzählung sehr schnell, dass hier möglicherweise viel Zeit investiert werden muss, um das Geben und Nehmen von Gegenständen zu regeln und einen Überblick über die Vielzahl der Vorgänge zu behalten. Unterrichtet man in vielen Klassen, ist man in vielen Gremien tätig, so potenziert sich das Problem.
Warten auf: Festhalten mit Bleistift und Papier
Als einfachste Methode erscheint das Festhalten aller Leihvorgänge und Auftrage mit Bleistift und Papier, etwa das Anlegen eines Heftes Verliehen-Entliehen, in dem vermerkt wird, wem man an welchem Datum etwas ausgeliehen hat, welche Aufträge man an Schüler erteilt hat, was man sich selber wann von wem ausgeliehen hat etc.
Wer mit dieser Methode gut arbeiten kann, sollte dies auch weiterhin tun.
Allerdings ist das Arbeitsfeld von Lehrkräften heutzutage sehr komplex, eine Vielzahl von Aufgaben stürmt auf sie ein, auch begleitet den Schulbereich immer eine gewisse Hektik, die mit kontinuierlichem Unterricht einhergeht und oft gar nicht die Zeit lässt, eine derartige Methode effektiv anzuwenden.
Warten auf: Digitales Erfassen und Erinnern
Kaum eine Lehrkraft hat heutzutage in der Schule und im Privatleben kein Smartphone bei sich. Es liegt also nahe, hiermit ein einfaches System zu schaffen, welches das Erfassen und Erinnern für folgende Vorgänge übernimmt:
- Ausleihen
- Verleihen
- Aufträge erteilen
Dazu eignet sich eine Vielzahl von einfacher Software, die dies für uns übernehmen kann, etwa das Programm Erinnerungen, Omnifocus, Asana, Microsoft To-Do oder Trello.
Hier soll am Beispiel der App Things 3 (läuft nur im Apple-System) demonstriert werden, wie ein solches System auf einem Smartphone umgesetzt werden kann.
In dem Programm Things 3, bei dem die oberen, selbsterklärenden Kategorien wie Eingang und Heute fest vorgegeben sind, legen wir darunter ein Projekt Warten auf an.
Diesem fügen wir als Unterprojekte hinzu:
- Auftrag erteilt an
- Ausgeliehen von
- Ausgeliehen an
- Schülermaterial eingesammelt
Im Unterbereich Auftrag erteilt an hat die Lehrkraft alle Aufträge, die sie an Schüler erteilt hat, eingetragen, etwas das Einsammeln der Bilder Farbspiele. Zusätzlich hat sie das Datum eingefügt, da sie der Klasse dafür als verbindlichen Abgabetermin gegeben hat: 21. Dezember.
Das Programm Things 3 wird sie dann am 21. Dezember an ihren Auftrag erinnern, eine erhebliche Entlastung bei der Vielzahl von Verabredungen und Aufträgen, die eine Lehrkraft in einem Schuljahr erteilt.
Analog ist sie mit den anderen Aufträgen vorgegangen. So soll die Schülerin Hanne aus der 11a eine Internetrecherche durchführen und diese am 17. Januar präsentieren. Auch darin wird sie von Things 3 pünktlich erinnert.
Gemäß dem letzten Auftrag soll der Schüler Peter Stamm ein Referat halten. Hier hat die Lehrkraft noch hinzugefügt, wann sie diesen Auftrag erteilt hat, nämlich am 16.12.2017. Eine Erinnerung erfolgt ebenfalls pünktlich durch das Programm.
Ebenso verfährt man mit den anderen Unterprojekten Ausgeliehen von, Ausgeliehen an, Schülermaterial eingesammelt. So gerät kein Vorgang aus dem Blick, nichts wird vergessen.
Das Programm Things 3 blendet die nicht aktuellen Termine aus, nur die aktuellen erscheinen dann in der Rubrik Heute. Man kann sich aber jederzeit einen Überblick über alle Vorgänge bei Geplant (s. Abb. oben) verschaffen.
Arbeitet man zusätzlich noch mit Computer oder Tablets, so kann man den aktuellen Stand von Things 3 jederzeit auch auf diesen Geräten überprüfen und ggf. aktualisieren, da alle Eintragungen automatisch synchronisiert werden.
Zusammenfassung
Dieser Beitrag stellt eine Methode vor, wie mit einem Smartphone und dem Programm Things 3 das Verleihen und Entleihen von Gegenständen und das Erteilen von Aufträgen an Schüler und andere Personen jederzeit transparent bleibt und die Lehrkraft sich durch die Erinnerungsfunktion des Programms deutlich entlasten kann.
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